Tin học cơ bản giúp dân văn phòng làm tốt công việc

Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác trên máy tính như đánh máy, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.

Tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc và nhiều ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.

Tin học văn phòng gồm những gì? Tin học văn phòng gồm những phần nào là vấn đề nhiều người thắc mắc. Để giúp bạn tìm hiểu vấn đề này, bài viết xin chia sẻ khái niệm tin học văn phòng và những nội dung cơ bản của tin học văn phòng.

Khái niệm tin học văn phòng

Tin học văn phòng được xem là một nhánh của công nghệ thông tin, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu.

Những kỹ năng tin học văn phòng sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành nhiều công việc, đặc biệt là những việc liên quan đến nhập liệu hay tính toán đơn giản. Vậy tin học văn phòng gồm những gì? Hãy cùng tham khảo phần chia sẻ dưới đây.

Tin học văn phòng gồm những gì?

Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung. Cụ thể như sau:

Kỹ năng Word trong tin học văn phòng

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản được sử dụng phổ biến hiện nay . Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), những hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, Microsoft Word cũng hỗ trợ các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.

• Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
• Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
• Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
• Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
• Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
• Trộn văn bản: Mail merge
• Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word

Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng

Exel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

• Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
• Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
• Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
• Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
• Vẽ Biểu đồ: Chart
• Tạo Link: Hyperlink
• Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file

Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng

• Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
• Tạo link: Hyperlink
• Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
• Tạo hiệu ứng amination
• Sử dụng slide master
• Bảo mật file
• Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF

Những kỹ năng tin học cơ bản nhân viên văn phòng cần nắm được

Để giúp bạn hiểu hơn về những kỹ năng tin học văn phòng, Lâm Minh Ling xin chia sẻ những kỹ năng tin học cơ bản nhân viên văn phòng cần có:

• Đánh văn bản bằng 10 ngón tay
• Việc đánh văn bản bằng 10 ngón tay sẽ giúp bạn đánh máy một cách linh hoạt, nhanh chóng, thậm chí không cần nhìn bàn phím bạn vẫn có thể đánh máy được.
• Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
• Những phím tắt hay tổ hợp phím tắt sẽ giúp việc copy, lưu trữ dữ liệu và gửi thông tin nhanh nhất có thể.
• Sử dụng email thành thạo
• Việc sử dụng email trong công việc hiện nay rất phổ biến. Chính vì thế, bạn cần sử dụng email thành thạo để công việc được suôn sẻ nhất.
• Sử dụng word và excel thành thạo
• Công việc văn phòng liên quan mật thiết đến word và excel, do vậy bạn không thể không thành thạo về 2 công cụ này
• Sao lưu dữ liệu: Sao lưu dữ liệu không chỉ dựa vào việc viết văn bản bằng tay và lưu trữ trong các hộc tủ văn phòng. Bạn cần biết cách nhập dữ liệu và sao lưu dữ liệu trong máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ… để dữ liệu được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
• Sử dụng phần mềm diệt virus. Nếu máy tính công ty bị virus xâm nhập, những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy. Do vậy, bạn cần phải biết sử dụng phần mềm diệt virus.

Trên đây là một số chia sẻ về tin học văn phòng gồm những gì cũng như những kỹ năng tin học cơ bản của nhân viên văn phòng. Bài viết hi vọng đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.

QUY TRÌNH ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG CHO DOANH NGHIỆP

(Dạy trực tiếp tại doanh nghiệp của bạn)

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ doanh nghiệp

Ngay khi tiếp nhận được nhu cầu đào tạo của Doanh nghiệp, chuyên viên tư vấn sẽ ghi nhận một số thông tin ban đầu. Sau đó, báo với giáo viên về nhu cầu đào tạo của Doanh nghiệp và phát thảo kế hoạch làm việc dự kiến.

Bước 2: Giảng viên sẽ liên lạc trực tiếp với địa diện doanh nghiệp

Tại đây, Giảng viên của Lâm Minh Long sẽ liên lạc và trao đổi trực tiếp với đại diện của doanh nghiệp, để hỏi sâu thêm để tìm hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, qua đây ở góc độ chuyên môn, Giáo viên có thể định hướng lại và phân tích nhu cầu thực sự mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Bước 3: Thiết lập cuộc hẹn trực tiếp giữa giáo viên và đại diện doanh nghiệp (nếu cần)

Nếu doanh nghiệp cảm thấy cần làm việc kỹ hơn, Lâm Minh Long sẽ thiết lập cuộc hẹn để doanh nghiệp gặp trực tiếp giáo viên để hai bên cùng thống nhất chương trình đào tạo.

Bước 4: Đề xuất chương trình đào tạo và báo giá

Sau khi có đủ thông tin và những yêu cầu của doanh nghiệp, Lâm Minh Long sẽ gửi chương trình đào tạo mà Lâm Minh Long đề xuất chính thức kèm theo bảng báo giá và thời lượng, khối lượng công việc.

Bước 5:  Lâm Minh Long và doanh nghiệp ký hợp đồng đào tạo

Nếu không có vấn đề gì phát sinh Lâm Minh Long và doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp động và các điều khoản của hợp đồng chính thức có hiệu lực.

Bước 6: Thực hiện đào tạo

Lâm Minh Long bắt đầu thực hiện đào tạo theo đúng nội dung chương trình đã đề xuất và đúng với cam kết trong hợp đồng.

Bước 7: Báo cáo đánh giá sau khóa học

Sau khi kết thúc đào tạo, Lâm Minh Long sẽ cho học viên tham dự làm bài thu hoạch và báo cáo toàn bộ kết quả sau đào tạo cho doanh nghiệp.

Bước 8: Chứng nhận sau khóa học

Cấp chứng nhận hoàn thành khóa học do Sở lao động và thương binh xã hội tỉnh Bình Dương cấp hoặc chứng nhận của Đại học sư phạm kỹ thuật TH.HCM cấp

Để biết thêm thông tin chi tiết và đăng ký cho khóa học, xin vui lòng liên hệ  0981 550 510 – 0901 550 520