Cách soạn thảo văn bản Word cho người mới bắt đầu

Soạn thảo văn bản là kỹ năng quan trọng, bắt buộc của dân văn phòng, công sở. Nắm vững các thao tác cốt lõi khi sử dụng Word giúp cho công việc soạn thảo, trình bày văn bản được xử lý mau chóng, nhanh gọn và chính xác. Các bạn là người mới sử dụng Word và không biết phải thực hiện việc soạn thảo văn bản như thế nào theo đúng chuẩn và khoa học. Bài viết hôm nay, Trung tâm Lâm Minh Long sẽ chia sẻ tới các bạn cách soạn thảo văn bản Word cơ bản cho người mới bắt đầu từ một văn bản trắng đến khi hoàn tất một cách khoa học và tối ưu nhất để các bạn có thể áp dụng khi làm việc với Word, mời các bạn cùng theo dõi nhé.

Các bước thực hiện soạn thảo văn bản Word cơ bản

Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

Một bộ gõ phím Tiếng Việt sẽ giúp bạn thực hiện văn bảng cực dễ dàng, các bạn cần lựa chọn bảng mã và kiểu gõ phù hợp. Ví dụ dưới đây minh họa bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex trong phần mềm Unikey để phù hợp với các font Arial, Times New Roman,…

Các chức năng trên thanh Ribbon cần thiết cho việc trình bày văn bản

Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác soạn thảo văn bản với các chương trình như các lệnh về căn chỉnh, phông chữ, kiểu chữ, chèn bảng biểu, đồ thị, hình ảnh, liên kết, video…

Trên thanh Ribbon có 7 Tab: Home, Insert, Design, Page Layout, References, Mailings, Review và View.

• Home: Tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề
• Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
• Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
• Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
• Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
• Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
• View: Tùy chỉnh chế độ hiển thị vùng soạn thảo.

Thiết lập các định dạng ban đầu cho trang in của văn bản

Tiến hành mở Microsoft Word và chỉnh lại đơn vị đo của văn bản vì mặc định là Inches thành Centimeters (cm). Các bạn có thể vào File > Option > Advanced > Display > Show mesurement in units of: và lựa chọn đơn vị mong muốn.

Các thiết lập định dạng ban đầu cho văn bản bao gồm: Khổ giấy, lề giấy, hướng trang in,…. được MS Word tích hợp vào Layout > Page Setup.

Khi đó, hộp thoại Page Setup xuất hiện với tab mặc định là Margins chứa các thiết lập về lề và hướng giấy.

Đối với các văn bản hành chính thông thường hiện nay đang áp dụng ở Việt Nam, quy định về lề giấy (đối với khổ giấy A4) như sau:

• Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
• Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
• Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

Tab Paper trong hộp thoại Page Setup cho phép chọn kích thước khổ giấy phù hợp với nhu cầu của bạn. Trong menu Paper Size có rất nhiều cỡ giấy lựa chọn từ A0, A1, A2,… Như ví dụ dưới đây, khổ giấy chúng ta lựa chọn là A4 với kích thước 210mm x 297mm, sau đó bạn chỉnh Width (chiều ngang), Height (chiều dọc) theo ý muốn rồi nhấn OK để kết thúc thao tác.

Cuối cùng là tab Layout. Tại đây, bạn có thể đặt khoảng cách cho Header và Footer tính từ lề của trang giấy.

Thiết lập các định dạng cho nội dung của văn bản

Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14 (đơn vị cm). Để có một văn bản đẹp và đúng quy chuẩn, hãy lựa chọn Font chữ cho phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra lại tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ nhé.

Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn hãy giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản. Để thực hiện, các bạn thao tác như sau:

• Chọn toàn bộ văn bản bằng phím tắt Ctrl + A
• Click chuột phải và chọn Paragraph hoặc Layout (Page Layout) > Paragraph > Indents and Spacing > Line Spacing chọn 1,5 inches

Sau khi thiết lập các định dạng cho văn bản xong, các bạn sẽ bắt đầu thực hiện soạn thảo trên nền định dạng đó. Cuối cùng, lưu File lại và hoàn thành. Có 3 cách để thực hiện:

• Nhấn vào biểu tượng Save bên góc trái của Word.
• Vào File => Save (hoặc nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl+S).
• Vào mục File => Save as, chọn thư mục muốn lưu File.

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về cách soạn thảo văn bản Word cho người mới bắt đầu, chúc các bạn thực hành tốt Word. Đừng quên chia sẻ và đánh giá bài viết nếu cảm thấy hữu ích nhé!