Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán

Khi tổ chức hệ thống sổ kế toán, các đơn vị kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc chung sau đây

Thứ nhất, nguyên tắc thống nhất

• Đảm bảo tính thống nhất giữa tài khoản kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán;
• Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ kế toán.

Kế toán dựa trên các cơ sở nội dung, nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành để xây dựng, thiết kế hệ thống sổ kế toán cho phù hợp với hệ thống tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản.

Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản ánh được nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh đã được phân loại, tập hợp (bằng phương pháp đối ứng tài khoản). Mỗi đơn vị kế toán được lựa chọn một trong năm hình thức kế toán mà Nhà nước đã quy định.

Ngoài ra, tổ chức sổ kế toán còn cần thống nhất tuân thủ các quy định hiện hành về mở sổ, ghi sổ, chữa sổ và khóa sổ kế toán.

Thứ hai, nguyên tắc đặc thù

Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong các đơn vị cần đảm bảo nguyên tắc đặc thù thể hiện trên các mặt sau: hệ thống sổ kế toán có rất nhiều loại với kết cấu và nội dung phản ánh khác nhau tùy thuộc vào từng nội dung và đối tượng kế toán cụ thể. Bởi vậy, việc lựa chọn hình thức kế toán nào phải phù hợp với năng lực và trình độ của cán bộ quản lý nói chung và người làm kế toán nói riêng. Có như vậy mới thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, từ đó đảm bảo thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán.

Khi tổ chức sổ kế toán, đơn vị kế toán cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện lao động kế toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đã lựa chọn.

Ngoài ra, cũng căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý.., để có thể thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết cung cấp cho quản lý, đơn vị kế toán cần chủ động thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị (Phiếu tính giá thành sản phẩm; báo cáo sản xuất; sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng…), phục vụ cho quản trị nội bộ của đơn vị kế toán cơ sở.

Thứ ba, nguyên tắc khoa học, tiết kiệm và hiệu quả

Do sổ sách kế toán có nhiều loại với nội dung, kết cấu, thách thức, trình tự ghi chép khác nhau nên việc kết hợp các loại sổ sách này phải đảm bảo tính khoa học sao cho việc ghi chép vừa dễ dàng, thuận lợi lại vừa tiết kiệm, lao động sống và lao động quá khứ trong việc thực hiện công tác kế toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ sách với nhau được nhanh chóng, thuận tiện.

Để có thể kết hợp một cách khoa học các loại sổ sách với nội dung kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế, tiết kiệm chi phí hạch toán, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời cho quản lý, đòi hỏi tổ chức hệ thống sổ sách kế toán phải thực hiện các nội dung công việc khác nhau từ việc lựa chọn hình thức sổ kế toán, lựa chọn chủng loại và số lượng sổ mỗi loại đến việc tổ chức quá trình ghi chép, bảo quản, lưu trữ sổ sách kế toán. Do vậy, tổ chức sổ sách kế toán phải dựa trên những căn cứ khoa học bao gồm: lý thuyết tổ chức và nguyên tắc tổ chức trong tổ chức sổ sách kế toán.