Kỹ năng tin học văn phòng KHÔNG THỂ THIẾU khi đi làm

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, kèm theo đó là ứng sựng của công nghệ thông tin ở khắp mọi lĩnh vực. Chính vì vậy mà kỹ năng tin học văn phòng trỏ thành yêu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với tất cả mọi người.

Để thành thạo kỹ năng THVP, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.

Tin học văn phòng là gì?

Tin học Văn phòng là một bộ phận trong ngành Tin học – một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Tin học là ngành ứng dụng sự phát triển của công nghệ vào các hoạt động đời sống. Trong khi đó, Tin học Văn phòng là một phạm trù hẹp hơn, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: công việc văn bản, bảng tính, trình chiếu.

Vai trò của tin học văn phòng

Tin học văn phòng cơ bản là hiểu biết, thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint

• Kỹ năng sử dụng Word để soạn thảo văn bản, xử lý, chỉnh sửa các văn bản, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,…
• Kỹ năng tin học văn phòng Excel để tạo lập bảng biểu, tính toán bằng các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sắn có, nhanh chóng, tiện lợi. Excel được ứng dụng trong việc xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa,…
• Kỹ năng Powerpoint để thiết kế, trình chiếu, thuyết trình các nội dung trên máy chiếu, tạo sự hấp dẫn, thu hút, chuyên nghiệp.

Tin học văn phòng – kỹ năng KHÔNG THỂ THIẾU khi đi làm

• 90% các nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng excel hàng ngày để quản trị.
• Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel -Powerpoint vì chỉ sử dụng được 5 – 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này.
• Theo một cuộc điều tra nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng Tin học văn phòng Word Excel Powerpoint là một KỸ NĂNG KHÔNG THỂ THIẾU nơi công sở.

Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính, thiết bị di động hoặc ứng dụng phần mềm. Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm trước với các ứng dụng cụ thể, trong khi một số khác có thể hỗ trợ đào tạo tại chỗ. Nếu bạn có kiến ​​thức làm việc về phần mềm thường được sử dụng, bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng các chương trình mới hơn.

Cho dù bạn làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng, sản xuất, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ, nhà tuyển dụng vẫn sẽ sử dụng các ứng dụng máy tính để tự động hóa một số tác vụ nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và hơn thế nữa.

Kỹ năng cơ bản khi sử dụng máy tính

1, Kỹ năng soạn thảo văn bản bằng 10 ngón tay

Ban đầu khi mới làm quen với máy tính, việc soạn thảo văn bản bằng 10 đầu ngón tay tưởng chừng như rất khó, tuy nhiên sau một thời gian luyện tập, bạn thậm chí còn không cần nhìn vào màn hình mà vẫn có thể đánh máy bằng 10 đầu ngón tay. Việc dùng 10 đầu ngón tay đánh máy giúp bạn xử lý văn bản một cách linh hoạt, nhuần nhuyễn. Đây cũng là ấn tượng giúp bạn ghi điểm hơn trong mắt cấp trên và những người xung quanh bởi nó là thước đo cho sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc.

2, Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính

Việc sử dụng các phím tắt thay bằng chuột máy tính giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian trong công việc. Trên bàn phím máy tính sẽ có một số phím tắt như Ctrl+C, Ctrl+V, Alt+Tab, Function+Tab,…Sử dụng hiệu quả những loại phím tắt này sẽ giúp bạn gửi thông tin, lưu trữ thông tin thao tác một cách hiệu quả.

3, Sử dụng Email thành thạo

Kỹ năng soạn thảo email cũng là một kỹ năng quan trọng mà các nhân viên văn phòng cần phải trau dồi. Đó không chỉ là việc bạn gửi một file đi cho người khác mà là cách bạn sắp xếp, giải thích trong email sao cho hợp lý khi gửi cho đối tác, khách hàng.

Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm; cài đặt chế độ tự động trả lời email. lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng giải nén file để gửi email… Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của công việc.

4, Sử dụng trình duyệt để vào web

Dĩ nhiên, người mới bắt đầu sử dụng máy tính cần biết cách sử dụng trình duyệt để truy cập vào các trang web, tìm kiếm thông tin cũng như đọc báo, nghe nhạc,… Nhưng trước tiên, bạn hãy học cách sử dụng thành thạo công cụ tìm kiếm Google trước để tìm được ngay câu trả lời đáp ứng cho câu hỏi của bạn.

Những giá trị mà việc thành thạo Tin học Văn phòng đem đến không chỉ là nhất thời và duy nhất mà còn kéo dài mãi về sau và bổ trợ cho mọi công việc trong cuộc sống. Nắm vững kiến thức và kỹ năng Tin học Văn phòng chính là chìa khóa quan trọng cho việc hội nhập nguồn tri thức của xã hội.