Cài đặt Excel chuẩn dân văn phòng cần phải biết

Các bạn mới làm việc với các ứng dụng văn phòng như Word, Excel,… , hoặc đã làm lâu lăm nhưng lại không biết:

• Cài đặt Excel chuẩn cho việc lập bảng lương, báo cáo?
• Thiết lập font chữ, cỡ chữ, dấu thập phân đúng kiểu?
• Phải cài đặt lại mỗi lần làm việc với Excel?

Vậy thì đừng lo, các bạn đã đến đúng nơi rồi. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách giải quyết (có hình minh họa) những vấn đề nêu trên và hơn thế nữa. Đó là cài đặt Excel chuẩn dân văn phòng lâu năm trong nghề.

Cài đặt Excel với Options của Microsoft Excel

Ở phần này, chúng ta sẽ điểm qua các cài đặt thông dụng và cơ bản nhất đối với dân văn phòng thường xuyên sử dụng Microsoft Excel. Ở đây chúng ta sẽ minh họa bằng Microsoft Excel 2016, một phiên bản khá phổ biến trong giới “9 to 5“.

Mở bảng cài đặt (Options) trong Microsoft Excel

1. Mở ứng dụng Excel trên máy tính của bạn (nếu biểu tượng không có trên màn hình, hãy thử tìm ở Start Menu góc dưới bên trái màn hình).
2. Nhấp chuột vào File -> Options để mở bảng cài đặt Options của Microsoft Excel.

Ở các phiên bản Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, Microsoft Excel 2019 đều có thể áp dụng các cài đặt Excel thông dụng này. Giao diện và cách đặt các lệnh trong Options sẽ không có quá nhiều khác biệt và dễ dàng so sánh với hình minh họa.

Các cài đặt thông dụng dành cho Excel văn phòng

Với các cài đặt mặc định của Microsoft Excel, bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt dưới đây để công việc trở nên dễ dàng hơn:

1. Cài đặt font và cỡ chữ mặc định trong tab General

Font chữ dùng cho tiếng Việt bạn có thể chọn Times New Roman, hoặc Arial. Hai phông chữ này rất phổ biến và ít gặp lỗi dấu câu hay các từ đặc biệt trong tiếng Việt. Kích cỡ chữ thông dụng trong các văn bản tại Việt Nam thường là 11, 12, hoặc 13.

Lưu ý: chỉ áp dụng với các file mới sau khi thay đổi cài đặt này. Hãy bấm OK để lưu cài đặt Excel (sẽ có một bảng thông báo khởi động lại, cứ bấm OK là được) và sau đó chỉ cần khởi động lại Excel.

2. Tự động viết hoa và gõ tắt với AutoCorrect trong tab Proofing

Excel cũng có tính năng tự động viết hoa đầu câu tượng tự như Word, điều cần làm là bạn vào phần cài đặt. Chọn tab Proofing, sau đó chọn nút AutoCorrect Options… Hộp thoại tương tự như hình bên dưới sẽ xuất hiện.

Đánh dấu tích vào ô “Capitalize first letter of the sentences” để bật tính năng tự viết hoa. Ngoài ra, bạn còn có thể cài đặt các từ viết tắt như “HNBD” sẽ được viết tự động thành “Học nghề Bình Dương”. Sau khi nhập chỉ cần nhấn Add để lưu từ viết tắt và bấm OK để lưu cài đặt.

Lưu ý: các từ viết tắt được cài ở phần này CÓ phân biệt chữ hoa thường.

3. Cài đặt tự động phục hồi trang tính trong tab Save

Trong quá trình làm việc thì bạn sẽ khó tránh khỏi những tình huống xui rủi như mất điện, hoặc máy bị tắt nguồn đột ngột. Vậy thì việc cài đặt tự động phục hồi trang tính (AutoRecover) sẽ là cứu tinh của bạn.

Bạn tích vào ô “Save AutoRecover information every xx minutes” và điều chỉnh số phút (5 hoặc 10), và ô “Keep the last autosaved version if I closed without saving” là đã hoàn tất cài đặt tự động khôi phục Excel.

Lưu ý: ở ô “AutoRecover file location: ” chính là địa chỉ lưu file Excel khôi phục, bạn hãy ghi chép lại địa chỉ này hoặc đổi thành một địa chỉ bạn muốn để dễ khôi phục.

4. Chuyển giao diện Excel về tiếng Việt trong tab Language

5. Sao chép thông minh với Flash Fill trong tab Advanced

6. Định dạng dấu phân cách hàng ngàn và dấu thập phân trong tab Advanced

7. Tạo nút tắt với tab Quick Access Toolbar

8. Thêm hoặc bỏ bớt các thẻ công cụ chính của Excel với tab Customize Ribbon

9. Cài hoặc xóa các tiện ích (Add-Ins) dành cho Microsoft Excel

Hướng dẫn sử dụng Options và các Tab trong Microsoft Excel

Mở bảng cài đặt (Options) trong Microsoft Excel

1. Mở ứng dụng Excel trên máy tính của bạn (nếu biểu tượng không có trên màn hình, hãy thử tìm ở Start Menu góc dưới bên trái màn hình).
2. Nhấp chuột vào File -> Options để mở bảng cài đặt Options của Microsoft Excel.

Tab General

Tab Formulas

Tab Proofing

Tab Save

Tab Language

Tab Advanced

Tab Customize Ribbon

Tab Quick Access Toolbar

Tab Add-Ins

Tab Trust Center

Ref: https://daotaotinhoc.vn/huong-dan-su-dung-options-cua-excel/