Cách học tin học văn phòng hiệu quả

Ngày nay, gần như mọi công việc đều đòi hỏi sự hiểu biết cơ bản về máy tính và tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng các bộ phần mềm Microsoft Office. Vì vậy, khi ứng tuyển việc làm dù là vị trí nhân viên hay quản lý thì kỹ năng tin học cũng được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Vậy học tin học văn phòng như thế nào để hiệu quả nhất? Nên tự học tin học văn phòng hay tìm đến một trung tâm uy tín để học tin học văn phòng? Hôm nay, Trung tâm Tin học Lâm Minh Long sẽ cung cấp cho các bạn một số lời khuyên hữu ích đồng thời đưa ra một số cách học tốt tin học văn phòng giúp bạn nắm vững kiến thức hơn, thao tác những cách xử lý trong tin học để đáp ứng cho việc làm cũng như làm những việc khác về tin học trong cuộc sống.

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (Information Technology – IT), chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu.

Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như:

• Microsoft Office Word
• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office PowerPoint
• Microsoft Office Access

Với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung.

Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng hiểu đơn giản là kỹ năng sử dụng máy tính để làm việc. Một người có kỹ năng tin học văn phòng sẽ thành thạo các thao tác trên máy, thành thạo những bộ công cụ cơ bản như Microsoft Office, phát hiện và khắc phục một số vấn đề đơn giản khi truy cập Internet,… Kỹ năng này được chia thành 2 phần chính là:

• Kỹ năng phần cứng

Kỹ năng phần cứng cho phép bạn vận hành máy tính, có thể chỉ đơn giản là cách bật và tắt thiết bị hoặc liên quan đến các tác vụ phức tạp hơn như kết nối máy với mạng, thay đổi bộ phận hoặc sửa chữa các thiết bị hỏng. Trên thực tế, nhiều công ty thuê thường nhân viên kỹ thuật cho những nhiệm vụ phức tạp.

• Kỹ năng phần mềm

Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng hiệu quả các chương trình và ứng dụng máy tính. Có một số kỹ năng phần mềm mà nhà tuyển dụng có thể coi là điều kiện tiên quyết như trình xử lý văn bản Microsoft Word chẳng hạn. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào vị trí công việc ứng tuyển mà bạn cần trang bị các kỹ năng phần mềm khác nhau, chẳng hạn nếu là một lập trình viên máy tính, bạn có thể phải biết nhiều ngôn ngữ mã hóa khác nhau như Python, C ++, Java hoặc HTML; hoặc những người đang ứng tuyển vào các vị trí hỗ trợ quản trị có thể sẽ cần kinh nghiệm dùng Microsoft Office Suite, ứng dụng Google và phần mềm kế toán.

Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?

• 90% các nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng excel hàng ngày để quản trị.
• Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint vì chỉ sử dụng được 5 – 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này.
• Theo một cuộc điều tra nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng Tin học văn phòng Word Excel Powerpoint là một kỹ năng không thể thiếu nơi công sở.

Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính, thiết bị di động hoặc ứng dụng phần mềm. Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm trước với các ứng dụng cụ thể, trong khi một số khác có thể hỗ trợ đào tạo tại chỗ. Nếu bạn có kiến ​​thức làm việc về phần mềm thường được sử dụng, bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng các chương trình mới hơn.
Cho dù bạn làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng, sản xuất, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ, nhà tuyển dụng vẫn sẽ sử dụng các ứng dụng máy tính để tự động hóa một số tác vụ nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và hơn thế nữa.

Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản

• Làm quen với thao tác đánh mười ngón,, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..)
• Công dụng của các phím chức năng : Enter, Backspace, Ins,…
• Sử dụng các phím tắt (Shortcut Keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Crtl + V, print – Ctrl + P, autocorrect – Alt + T + A,…

Tin học văn phòng Word

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (Text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (Graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (Multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.

Với kỹ năng Word các bạn cần thành thạo:

• Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, Font, cỡ chữ, màu chữ
• Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, Numbering, căn đoạn, Line-spacing, Tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (Merge), tách (Split), thay đổi đường viền bảng…
• Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, Smart Art, Clip Art
• Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (Hyperlink), ghi chú (Footnote)
• Thiết lập in: khổ giấy, lề in, Header, Footer, đánh số trang văn bản
• Trộn văn bản: Mail Merge
• Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho File Word

Tin học văn phòng Excel

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

• Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (Merge), xóa cột (Split)….
• Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
• Sử dụng hàm số thông dụng: IF, VLOOKUP, HLOOKUP, SUM, SUMIF, AVERAGE, COUNTIF, MIN, MAX, YEAR, MONTH, DAY, NOW…
• Sử dụng lọc dữ liệu (Filter): lọc theo yêu cầu
• Vẽ Biểu đồ: Chart
• Tạo Link: Hyperlink
• Thiết lập in, bảo mật File: Page setup, đặt Password cho File

Tin học văn phòng PowerPoint

Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu

• Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart Art, Chart
• Tạo link: Hyperlink
• Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes Design
• Tạo hiệu ứng Amination
• Sử dụng Slide Master
• Bảo mật File
• Trình chiếu, xuất File sang định dạng PDF

Những cách học tin học văn phòng hiệu quả

Ngày nay các nhà tuyển dụng luôn yêu cầu nhân viên của mình luôn phải có kiến thức và biết cách sử dụng máy tính thành thạo. Đặc biệt với tin học văn phòng thì việc bạn sử dụng thành thạo và luôn trau dồi kiến thức tin học văn phòng sẽ luôn được các nhà tuyển dụng đánh giá rất cao. Việc học kiến thức tin học văn phòng là điều luôn luôn cần thiết với mọi ngành nghề mọi lĩnh vực. Vậy làm sao để học tin học văn phòng nhanh và hiệu quả?

Tự học tin học văn phòng qua tài liệu và video

Nếu bạn là người có khả năng có thể tìm kiếm phân tích tất cả các thông tin trên mạng thành kiến thức của mình thì việc bạn tự học tin học văn phòng tại nhà là một điều thuận lợi. Lợi ích của việc này có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí và thời gian học chủ động nhất trong khung thời gian bạn có. Thông qua việc tự tìm kiếm và tổng hợp các kiến thức về tin học văn phòng, giúp các bạn có cái nhìn bao quát hơn về các cách tổng hợp, sắp xếp các thông tin, kiến thức về tin học văn phòng từ nhiều bên khác nhau, qua đó có thể tự đúc kết cho mình một hệ thống kiến thức tin học văn phòng phù hợp nhất.

Học tin học văn phòng tại các trung tâm tin học

Tin học văn phòng luôn dùng cho mọi ngành nghề mọi tầng lớp dành cho những người đang đi làm và dành cho cả học sinh sinh viên. Vì vậy khi đến với trung tâm đào tạo bạn có thể theo lớp học phù hợp với công việc chuyên môn, trình độ của mình để có thể học, tiếp thu bài một cách nhanh nhất. Đến với các trung tâm đào tạo tin học văn phòng, bạn sẽ được tổng hợp và hệ thống lại một cách bài bản và hệ thống nhất các kiến thức về tin học văn phòng mà bạn đã, đang và sẽ có để áp dụng vào công việc hay quá trình học tập trong trường đại học. Những giảng viên của trung tâm sẽ định hướng và tư vấn cho các bạn các tính năng tin học văn phòng mà bạn nên chú trọng để phục vụ cho công việc và mục tiêu của mình.

• Thời gian học ngắn
• Được cấp chứng chỉ tin học văn phòng
• Nắm vững kiến thức cơ bản về máy tính
• Xử lý thành thạo các thao tác làm việc và tiện ích trên Windows
• Soạn thảo và trình bày chuyên nghiệp với Microsoft Word
• Biết cách sử dụng và lập các bài trình chiếu chuyên nghiệp trên PowerPoint
• Tạo lập và trình bày nhanh gọn các bảng tính trong Excel
• Hiểu rõ và biết cách sử dụng thực tế các hàm và công thức tính toán trên Excel
• …

Tuy nhiên, dù các bạn lựa chọn phương pháp học tin học văn phòng nào thì lời khuyên duy nhất mà Trung tâm Tin học Lâm Minh Long giành cho bạn là nên chọn lọc những kiến thức, kỹ năng tin học văn phòng phù hợp với bản thân. Phù hợp ở đây là phù hợp về đặc trưng công việc, quá trình học tập và cả mức độ ưu tiên của từng kỹ năng riêng trong khoảng thời gian mà bạn có.

Chúc các bạn có thể lựa chọn được phương pháp học tin học văn phòng hiệu quả nhất!