Các kỹ năng cơ bản trong excel dành cho người mới học

Microsoft Excel là phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp được sử dụng cực kỳ phổ biến đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Hiện tại có tới 80% công việc văn phòng yêu cầu bạn phải có kỹ năng xử lý các bảng tính Excel. Nếu bạn là người mới bắt đầu thì hãy học ngay cách tiếp cận và làm quen với Excel theo hướng dẫn dưới đây. 

Excel là gì?

Excel là một phần mềm được tạo ra bởi Microsoft Office. Phần mềm này sử dụng bảng tính để tổ chức phân tích, xử lý dữ liệu bằng các hàm và công thức tính toán.

Excel giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. Excel có thể giúp bạn thực hiện từ những phép toán đơn giản cho đến phức tạp nhất và có thể chứa lượng thông tin khổng lồ. Các hàng và cột trong Excel tạo thành một mạng lưới ô, trong đó có thể nhập liệu con số, văn bản hoặc công thức. Từ đó Excel cho phép bạn sắp xếp, lọc, tính toán, đưa dữ liệu vào bảng báo cáo và xây dựng biểu đồ/đồ thị…

Hiện nay Excel được sử dụng phổ biến trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh như:

• Phân tích kinh doanh (Business Analyst)
• Quản lý/Theo dõi con người (nhân viên, khách hàng, giáo viên, học sinh,…)
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý hoạt động hàng ngày trong một tổ chức (ví dụ: quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng,..)
• Báo cáo hiệu suất (tài chính, vay nợ, dự báo phân tính, hỗ trợ bán hàng, tình hình phát triển trên thị trường…)
• Quản trị văn phòng; lập kế hoạch và lịch trình làm việc
• Phân tích chiến lược
• Quản lý dự án
• Quản lý tài liệu, hợp đồng, hóa đơn chứng từ, biên lai
• Quản lý ngân sách
• …

Số lượng các chức năng và hàm tính mà Microsoft Excel cung cấp là vô cùng nhiều. Có rất nhiều thứ cần học và bạn có thể bối rối không biết bắt đầu từ đâu. Nếu muốn làm việc dễ dàng với các bảng tính, bạn nên tiếp cận Excel dần dần từ những bước cơ bản nhất.

Các phiên bản của Excel

Microsoft Excel được phát hành với nhiều phiên bản:

• Phần mềm MS Excel trên máy tính
• Nền tảng Excel online trên website hoặc trong bộ Microsoft 365
• Ứng dụng Excel cho điện thoại Android/iOS, Window Phone

Mặc dù giao diện có vài sự khác biệt nhưng trên mọi trang tính thì các hàng – cột và công thức – hàm đều giống hệt nhau. Dưới đây là các phiên bản Microsoft Excel trên máy tính đã được cập nhật qua từng thời kỳ, mời bạn tham khảo:

Làm quen giao diện Microsoft Excel 2013

• Home: Chứa các lệnh liên quan chỉnh sửa sao chép, cắt, dán dữ liệu và định dạng đoạn văn bản, ô tính, tìm kiếm thay thế.
• Insert: Chứa các lệnh chèn một số đối tượng vào văn bản như bảng biểu, hình ảnh, đồ họa, chữ nghệ thuật, tiêu đề đầu và cuối văn bản
• Page Layout: Chứa các lệnh định dạng trang văn bản và hình ảnh.
• Formula: Chứa các lệnh làm việc với hàm.
• Data: Chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).
• Review: Chứa một số công cụ xư lý văn bản như kiểm tra chính tả, track change, bảo mật.
• View: Chứa các lệnh phục vụ việc tùy biến màn hình giao diện của microsoft Excel.
• Nút Biểu tượng Excel: Chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, save, Print, Close
• Thanh công thức (Formulas Bar): Dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.
• Các thanh công cụ (tools): Chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là Standard và formatting.
• Thanh cuộn ngang và dọc cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.
• Thanh bảng tính: Dùng để chuyển đổi, thực hiện lệnh với bảng tính.

Các tác vụ cơ bản trong Microsoft Excel

Excel là công cụ vô cùng mạnh mẽ để xử lý các lượng dữ liệu lớn. Tuy nhiên Excel cũng hoạt động thực sự tốt đối với các phép tính toán đơn giản và theo dõi hầu như bất kỳ loại thông tin nào. Điểm mấu chốt để giải phóng tất cả những tiềm năng đó là mạng lưới các ô. Các ô có thể chứa số, văn bản hay công thức. Bạn nhập dữ liệu vào ô và phân nhóm trong các hàng và cột. Điều đó cho phép bạn cộng tổng dữ liệu, sắp xếp và lọc dữ liệu, cho vào bảng và tạo các biểu đồ đẹp mắt. Hãy tìm hiểu các bước cơ bản để bạn có thể bắt đầu.

Tạo sổ làm việc Excel mới

Mỗi một tệp tài liệu Excel được gọi là Workbook, trong đó chứa các trang tính (Spreadsheet), số lượng trang tính có thể tùy chính thêm bớt không giới hạn. Để tạo một workbook, bạn mở phần mềm Excel, bấm File > New > Blank workbook.

Các thanh công cụ trong Excel

Phía trên trang tính là các Tab lệnh và Ribbon (một dải gồm nhiều nút và biểu tượng tác vụ), bao gồm các menu lệnh cơ bản như:

• File: Tạo workbook mới, mở/lưu/in/chia sẻ bảng tính
• Home: CTRL Clipboard, định dạng font/văn bản/đánh số/ô/chỉnh sửa…
• Insert: Chèn các công cụ như bảng/biểu đồ/ảnh/bộ lọc/đường dẫn liên kết
• Draw: Chứa các công cụ vẽ dùng để chọn vùng dữ liệu, tẩy xóa, tạo highligt cho ô tính.
• Page Layout: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang ngang/dọc, căn lề trang….
• Formulas: Thư viện hàm, công thức tính toán.
• Data: Công cụ xử lý dữ liệu (nhận/chuyển, truy vấn, phân loại, lọc…)
• Review: Hiệu đính, phân quyền xem hoặc chỉnh sửa, thiết lập ngôn ngữ, nhận xét.
• View: Thiết lập chế độ xem workbook (chế độ hiển thị, phóng to, thu nhỏ…)
• Quick Access Toolbar: Thanh công cụ giúp bạn thực hiện các tác vụ nhanh như quay lại/hoàn tác, lưu hoặc mở tập tin.

Nhập dữ liệu vào trang tính Excel

Bước 1: Bấm vào một ô trống bất kỳ. Các ô đều được xác định dựa theo vị trí giao thoa giữa hàng và cột. Ví dụ ô A1 nằm ở hàng đầu tiên trên cột A.

Bước 2: Nhập chữ hoặc số vào ô

Bước 3: Nhấn nút Enter để chuyển xuống ô phía dước, hoặc nhấn Tab để sang ô bên cạnh.

Định dạng dữ liệu số

Đối với các dữ liệu ở dạng con số, bạn nên định dạng chúng để có sự phân biệt rõ ràng, đảm bảo quá trình xử lý và tính toán sau này sẽ chính xác hơn.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn một ô có số cần định dạng. Hoặc nếu bạn cần định dạng cả một vùng dữ liệu thì nhấn giữ và kéo chuột để bôi đen một dải ô

Bước 2: Bấm vào tab Home > General > Chọn định dạng mà bạn cần.

• General: Định dạng chung mặc định
• Number: Số
• Currency: Đơn vị tiền tệ
• Accounting: Kế toán. Hiển thị chính xác các giá trị tiền tệ kể cả ở hàng thập phân
• Short Date: Ngày tháng năm
• Long Date: Ngày tháng năm
• Time: Thời gian
• Percentage: Tỷ lệ phần trăm
• Fraction: Phân số, hiển thị số ở dạng hàm mũ
• Scientific: Định dạng khoa học
• Text: Định dạng kiểu chữ

Nếu trên bảng không có định dạng bạn muốn thì bấm vào More Number Formats để có nhiều sự lựa chọn hơn.

Định dạng ô

Hai tác vụ định dạng ô cơ bản và phổ biến nhất là kẻ đường viền ô và tô bóng.

• Cách kẻ đường viền ô: Chọn các ô mà bạn muốn thêm đường viền > Trên tab Home, nhìn vào khu vực Font, nhấn vào mũi tên trong biểu tượng và chọn kiểu viền cần định dạng.
• Cách tô màu ô tính: Chọn các ô mà bạn muốn tô bóng màu > Trên tab Home, nhìn vào nhóm Font, chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng Fill Color > chọn màu cần tô trong nhóm Theme Colors hoặc Standard Colors.

Những tính năng cơ bản của Excel

Một số tính năng bạn cần biết

• Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại và khi dùng có thể mở ra.
• Hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán: Có rất nhiều công thức để tính toán như: SUM, TODAY, IF,…
• Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn trong việc đánh giá.
• Tạo và liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
• Hỗ trợ bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.

Cấu trúc của một bảng tính trong Excel

Một bảng tính sẽ bao gồm nhiều thành phần cấu tạo nên:

• Bảng tính – Sheet: Mỗi bảng sẽ có hơn 4 triệu ô nên người dùng có thể thoải mái nhập dữ liệu trên đây.
• Sổ tay – Workbook: Thông thường sẽ có 1 – 255 Sheet. Workbook có tác dụng dùng để tập hợp các bảng tính, đồ thị,… mà có sự liên kết với nhau.
• Cột – Column: Là tập hợp nhiều ô được tính theo chiều dọc và có độ rộng mặc định là 9 ký tự. Một bảng tính sẽ có 256 cột và được đánh theo ký tự A, B, C, D, E, F, G,…
• Dòng – Rows: Là tập hợp các ô được tính theo chiều ngang và có chiều cao mặc định là 12.75 chấm điểm. Một bảng tính sẽ có ít nhất là 16384 dòng và được đánh theo ký tự số từ 1, 2, 3, 4, 5,…
• Ô – Cell: Là điểm giao giữa dòng và cột. Mỗi ô sẽ được xác định tọa độ bằng ký tự của cột và số thứ tự của dòng. Ví dụ như A3, D7, E1,…
• Vùng – Range: Đây là tập hợp của nhiều ô và được xác định bằng tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Ví dụ: C3:C5, D2: E6,…

Kiểu dữ liệu của Excel

Trong Excel sẽ bao gồm các kiểu dữ liệu:

• Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Bao gồm các chữ cái từ A – Z, các ký tự đặc biệt hay một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự.
• Dữ liệu kiểu số (Number): Bao gồm các dữ liệu dạng số từ 0 đến 9, cả số âm và số dương.
• Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date): Bạn có thể nhập vào ô theo kiểu Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Ngày/Năm.
• Kiểu dữ liệu dạng Boolean: Kiểu này sẽ trả về dạng True/False.
• Dữ liệu kiểu công thức (Formular): Dữ liệu là công thức toán học, bắt đầu nhập công thức bạn phải sử dụng dấu “=”. Kết quả hiển thị trong ô không phải là công thức mà là giá trị trả về của công thức bạn nhập, sử dụng các toán tử là “+, -, *, /, lũy thừa, phần trăm” hay các dấu so sánh “<, >, <=, >=, =, <>”.

Công thức phép tính đơn giản

Mọi phép tính trong Excel đều bắt buộc có dấu “=” nằm đầu tiên. Ví dụ khi bạn muốn làm phép toán “10 cộng 10”, bạn cần nhập “= 10 + 10” vào ô. Sau khi bạn nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị số “20.”

Thực hiện tương tự với mọi phép tính còn lại như với phép trừ, phép nhân (sử dụng dấu hoa thị “*”) và phép chia (sử dụng dấu gạch chéo “/”).

Ngoài ra, Excel còn cho phép vận dụng các biểu thức vào nhiều dải ô đã có sẵn trường dữ liệu, mà không cần trực tiếp nhập giá trị để tính toán. Ví dụ: “= A1 + A2 + A3” là công thức tính tổng giá trị trong phạm vi từ ô A1 đến A3.

Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel

Khi bắt đầu dùng Excel bạn có thể làm quen thực hành với các công thức và hàm đơn giản dưới đây.

Hàm TỔNG (SUM)

Tính tổng các giá trị trong mọt cột hoặc hàng trên phạm vi mà bạn đã chọn

Công thức: = SUM ( number1 , [number2],…)

Hàm TRUNG BÌNH (AVERAGE)

Tính giá trị trung bình trong một nhóm dữ liệu đã chọn.

Công thức: = AVERAGE ( number1 , [number2],…)

Hàm ĐẾM (COUNT)

Đếm tất cả các ô có chứa giá trị số trong một phạm vi đã chọn.

Công thức: = COUNT (giá trị1, [giá trị2],… )

Hàm NẾU (IF)

Thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện logic nhất định. Trong hàm IF có thể chứa thêm nhiều công thức và hàm khác.

Công thức chung: = IF ( logic_test, [value_if_true], [value_if_false] )

Hàm TỐI ĐA và TỐI THIỂU (MAX – MIN)

Hàm MAX và MIN giúp tìm số lớn nhất và số nhỏ nhất trong một phạm vi giá trị.

Công thức hàm MIN: = MIN ( number1 , [number2],…)

Công thức hàm MAX: = MAX ( number1 , [number2],…)

Cách tạo Bảng trong Microsoft Excel

Excel không chỉ dừng ở các phép toán, lợi ích thực sự của phần mềm này còn giúp người dùng tổ chức sắp xếp, phân tích dữ liệu bằng cách tạo bảng (Table). Trong một trang tính với lượng dữ liệu khổng lồ, nhờ vào bảng, bạn có thể lọc ra 1 phân vùng để xử lý riêng mà không bị nhầm với các nội dung khác.

Cách đơn giản nhất để tạo bảng trong Excel:

Bước 1: Vào thẻ Insert > Chọn Table.

Bước 2: Hộp thoại Create Table hiện lên > Quét vùng dữ liệu bạn muốn tạo bảng > Kiểm tra lại dải ô đã chính xác chưa > Bấm OK. Nếu cột trong trang tính có tiêu đề, hãy chọn mục My table has headers.

Bước 3: Bảng đã được tạo. Thay đổi kích thước cột để hiển thị rõ các tiêu đề và giá trị trên ô.

Cách tạo Biểu đồ trong Microsoft Excel

Các bước tạo đồ thị hoặc biểu đồ cũng tương tự như tạo bảng. Bạn có thể sử dụng các mẫu biểu đồ sẵn có trong phần mềm Excel hoặc tự thiết kế biểu đồ riêng.

Bước 1: Chọn dải ô chứa dữ liệu mà bạn muốn thể hiện trong biểu đồ.

Bước 2: Bấm nút Quick Analysis ở góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn.

Bước 3: Nhấp vào tab Charts, lựa chọn một trong số các mẫu biểu đồ có sẵn được Excel đề xuất.

Kết luận

Mặc dù hiện nay có nhiều phần mềm bảng tính, nhưng trong số đó Microsoft Excel vẫn là sản phẩm hàng đầu và cung cấp nhiều chức năng vượt trội hơn cả. Nhờ vào trang tính Excel, nhiều quy trình làm việc và xử lý thông tin có thể được rút gọn và mang lại hiệu quả tốt hơn bao giờ hết. Nhìn chung Excel vẫn luôn là công cụ không thể thay thế trong mọi tổ chức và doanh nghiệp. Và để học Excel cơ bản một cách hiệu quả thì ngoài nắm được các kiến thức lý thuyết, bắt buộc bạn phải thực hành thao tác nhiều với bảng tính, làm các bài tập sử dụng các hàm trong Excel.